Để công tác cải cách hành chính (CCHC) ngày càng thực chất, hiệu quả, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, tỉnh khuyến khích các địa phương, cơ quan, đơn vị đề xuất nhiều giải pháp, sáng kiến mới có tính ứng dụng cao vào thực tế. Trong năm 2022, UBND tỉnh đã công nhận 19 sáng kiến CCHC được áp dụng trên địa bàn tỉnh, các sáng kiến đang được triển khai, nhân rộng và có hiệu quả thực tiễn, trong đó có một số sáng kiến có khả năng mở rộng áp dụng trong phạm vi toàn quốc.

Đoàn viên, thanh niên phường Thống Nhất (thành phố Nam Định) tuyên truyền sử dụng nền tảng tích hợp định danh điện tử VNeID.

Từ những sáng kiến cấp cơ sở

Việc nghiên cứu, đề xuất các sáng kiến CCHC nhằm tìm kiếm những giải pháp khắc phục khó khăn trong thực tế thực thi nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cá nhân, tổ chức và cơ quan Nhà nước nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc luôn được các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh chú trọng thực hiện. Nhiều đơn vị đã triển khai mô hình sáng kiến, giải pháp hay, mang lại hiệu quả thiết thực. Anh Cao Hải Thụy (Văn phòng UBND thành phố Nam Định) có sáng kiến “Quét mã QR-Code để thực hiện dịch vụ công trực tuyến và tra cứu thủ tục hành chính (TTHC)”. Theo đó công dân đến giao dịch hành chính tại trụ sở UBND thành phố và các phường, xã trên địa bàn đều áp dụng quét mã QR-Code để thực hiện dịch vụ công trực tuyến và tra cứu TTHC. Người dân chỉ cần sử dụng chiếc điện thoại thông minh được kết nối internet, mở ứng dụng Zalo hoặc một ứng dụng bất kỳ có thể sử dụng camera điện thoại để quét, đọc mã QR-Code là truy cập được mọi thông tin về TTHC cần tìm từ quy trình thực hiện, các loại giấy tờ liên quan, thời gian và mức phí dịch vụ…, mọi thao tác thực hiện trên máy, sau đó nộp hồ sơ trực tuyến một cách dễ dàng. Mọi vấn đề liên quan đến giải quyết TTHC đều minh bạch hồ sơ, quy trình thực hiện, giúp tiết kiệm thời gian cho cả người dân và cán bộ, công chức cơ quan công quyền.

 Tại huyện Giao Thủy, nhóm tác giả Phùng Hữu Thảo, Phòng Văn hóa - Thông tin và Doãn Văn Trí, Phòng Kinh tế - Hạ tầng đã đưa ra sáng kiến “Đổi mới công tác tuyên truyền về dịch vụ công trực tuyến tại huyện Giao Thủy” theo hướng lựa chọn nền tảng mạng xã hội để tuyên truyền; xây dựng và triển khai tài khoản Zalo Official Account “UBND huyện Giao Thủy” trong đó hướng dẫn người dân tự sử dụng dịch vụ công trực tuyến chi tiết từng bước thực hiện; Người dân dễ dàng tìm xem bất cứ lúc nào khi cần. Cách làm này đã tăng hiệu quả công tác tuyên truyền sử dụng dịch vụ công trực tuyến rất nhiều lần so với cách làm truyền thống bởi việc sử dụng mạng xã hội Zalo của người dân hiện rất phổ biến và thành thục. Ngay khi áp dụng giải pháp, tỉ lệ tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến của huyện Giao Thuỷ tăng lên gần 20% so với trước.

Đến những sáng kiến diện phủ sóng quốc gia

Trong tổng số 19 sáng kiến CCHC vinh dự được Chủ tịch UBND tỉnh khen thưởng có 2 sáng kiến “Tích hợp Dịch vụ công trực tuyến tỉnh với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong giải quyết TTHC tỉnh Nam Định” và “Đổi mới công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Nam Định” của nhóm tác giả Sở Thông tin và Truyền thông (TT và TT) và Sở Nội vụ đã được các Bộ TT và TT, Nội vụ công nhận và nêu gương để các tỉnh, thành, đơn vị khác cùng học tập. Đây là những sáng kiến có tính đột phá cao được áp dụng trên toàn tỉnh, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chỉ số CCHC của tỉnh. Trong đó sáng kiến “Tích hợp Dịch vụ công trực tuyến tỉnh với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong giải quyết TTHC tỉnh Nam Định” của tác giả Trần Đăng Thuận và Bùi Thị Hằng, cán bộ Trung tâm Chuyển đổi số và Truyền thông (Sở TT và TT) đã đưa ra giải pháp khắc phục khó khăn trong việc cán bộ lãnh đạo UBND tỉnh và các sở, ngành, địa phương phải sử dụng ký số trên nhiều phần mềm khi trả kết quả giải quyết hồ sơ TTHC trên môi trường điện tử, đáp ứng yêu cầu của Chính phủ về số hóa hồ sơ, trả kết quả điện tử đối với 100% các sở, ngành. Theo đó, nhóm tác giả đã tích hợp các phần mềm đơn lẻ là Dịch vụ công trực tuyến và phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong giải quyết TTHC đảm bảo liên thông giữa các phần mềm trong từng đơn vị và giữa các sở, ngành với Văn phòng UBND tỉnh. Việc liên thông 2 phần mềm tạo thuận lợi trong việc sử dụng, tiết giảm 50% thời gian thao tác cho mỗi lần phê duyệt TTHC và giúp việc theo dõi quá trình giải quyết của từng hồ sơ cũng như việc trả kết quả điện tử được nhanh chóng, công khai, minh bạch trong điều kiện lượng hồ sơ giải quyết TTHC trực tuyến tăng nhanh như hiện nay. Sáng kiến nhanh chóng được áp dụng trên địa bàn toàn tỉnh từ đầu năm 2022 đến nay và được Bộ TT và TT ghi nhận, đánh giá cao ở cả tính kinh tế và hiệu quả xã hội.

Sáng kiến CCHC trong việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được nhóm tác giả Phòng Văn thư lưu trữ (Sở Nội vụ) đưa ra nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác lưu trữ như: người thực hiện nhiệm vụ lúng túng khi chuyển đổi từ lập hồ sơ giấy và lập hồ sơ điện tử; việc cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống; cập nhật văn bản vào hồ sơ cần lập… từ đó ngại, không lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy định. Việc này dẫn đến tình trạng tồn đọng, mất dữ liệu, tài liệu điện tử, gây khó khăn trong việc bảo quản, khai thác và chưa phát huy được hết giá trị tài liệu lưu trữ. Theo đó căn cứ quy định về hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ điện tử, nhóm tác giả đã xây dựng 3 bước cơ bản áp dụng cho việc lưu trữ hồ sơ gồm: Lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đồng thời đề xuất điều kiện thực hiện công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho các sở, ngành, địa phương trên địa bàn tỉnh. Sáng kiến này giúp các cơ quan, đơn vị dễ dàng thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử công việc một cách đầy đủ, chính xác, phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Ngay khi triển khai áp dụng sáng kiến trên địa bàn tỉnh, tỷ lệ văn bản được tạo lập hồ sơ công việc trên Hệ thống phần mềm đạt 90%, khắc phục được tình trạng tồn đọng, lưu trữ tài liệu giấy; tiết kiệm vật tư, trang thiết bị: bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu lên đến 60 triệu đồng cho mỗi đơn vị mỗi năm, đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

Những sáng kiến, giải pháp hay được đề xuất trong thực tiễn công tác tại địa phương, đơn vị đã góp phần tăng hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh, nâng cao chất lượng phục vụ, tạo sự hài lòng cho người dân và doanh nghiệp trong giao dịch với cơ quan Nhà nước. Qua đó, tạo động lực thúc đẩy xây dựng nền hành chính dân chủ, minh bạch, chuyên nghiệp, vững mạnh, từng bước hiện đại./.

Bài và ảnh: Nguyễn Hương